Konkurransegrunnlaget er elektronisk tilgjengelig med gratis, direkte og ubegrenset tilgang på:
II.1.1) Tittel
2022-22 Fakturadistribusjon, purre- og inkassotjenester
Referansenummer: 2022-22
II.1.2) Hoved-CPV-kode
79940000
II.1.3) Type kontrakt
Tjenester
II.1.4) Kort beskrivelse
Anskaffelsen har til formål å ivareta oppdragsgivers behov for ytelser knyttet til fakturadistribusjon og inkassotjenester. Kontrakten vil gi leverandøren en plikt til å distribuere fakturaer, og en rett til å forestå inndrivelse av ubetalte krav fra norske kjøretøy uten gyldig AutoPASS-avtale.
II.1.5) Estimert totalverdi
Verdi ekskl. MVA: 141 000 000.00 NOK
II.1.6) Informasjon om delkontrakter
Denne anskaffelsen er delt opp i delkontrakter:
Nei
II.2.2) Tilleggs-CPV-kode(r)
79999200
II.2.3) Sted for gjennomføring
II.2.4) Beskrivelse av anskaffelsen
Anskaffelsen har til formål å ivareta oppdragsgivers behov for ytelser knyttet til fakturadistribusjon og inkassotjenester. Kontrakten vil gi leverandøren en plikt til å distribuere fakturaer, og en rett til å forestå inndrivelse av ubetalte krav fra norske kjøretøy uten gyldig AutoPASS-avtale.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å si opp deler av avtalen i henhold til kontrakten. Det vil si at eksempelvis fakturadistribusjon kan bortfalle, samtidig som avtaleforholdet om inkassotjenester fortsetter.
Anskaffelsens verdi for distribusjon av faktura og lagring i fakturahotell, anslås til ca. 2 500 000 kroner (ekskl. mva.) årlig, totalt 15 000 000 kroner over seks år.
Anskaffelsens verdi av inkassotjenester (salær) er beregnet til 21 000 000 kroner årlig, totalt 126 000 000 kroner over seks år. Beregningen har stor usikkerhet knyttet til seg, og er basert på Fjellinjens oversendelse til inkasso i 2022. I 2022 var antallet fakturaer som gikk til inkasso 134 594, hvorav 18 164 var til næringsvirksomhet, og 116 430 til private. Gjennomsnittlig beløp som går til inkasso, var 908 kroner (794 kroner for private og 1638 kroner for næringsvirksomhet).
Det understrekes at beregningen av anskaffelsens totale verdi på 141 000 000 er et anslag, og ikke vil være forpliktende for oppdragsgiver.
Oppdragsgiver tar risiko for alle offentlige gebyrer tilknyttet inkasso.
For en nærmere beskrivelse av anskaffelsen, vises det til bilag 1.Oppdragsgivers kravspesifikasjon.
II.2.6) Estimert verdi
Verdi ekskl. MVA: 141 000 000.00 NOK
II.2.7) Varighet
Start:
01/10/2023
Slutt:
01/10/2026
Denne kontrakten kan fornyes: Ja
Beskrivelse av fornyelser:
Kontrakten har en opsjon om forlengelse med 1+1+1 år
II.2.10) Informasjon om alternative tilbud
Alternative tilbud godtas:
Nei
II.2.11) Informasjon om opsjoner
Opsjoner:
Ja
Beskrivelse av opsjoner:
Kontraktsperioden, altså den perioden partene skal levere ytelser under kontrakten, vil være fra 1. oktober 2023 (oppstartsdag) til 1. oktober 2026, med en opsjon om å forlenge kontraktsperioden med 1+1+1 år. Testperioden kommer i tillegg.
II.2.13) Informasjon om EU-midler
Denne anskaffelsen er tilknyttet et prosjekt og/eller program som finansieres med EU-midler:
Nei
III.1.1) Egnethet til å utføre de faglige aktivitetene, inkludert krav om registrering i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister
Oversikt og kort beskrivelse av vilkår:
Krav: Leverandøren skal ha ordnede forhold når det gjelder betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift.
Dokumentasjonskrav:
Norske selskaper: Skatteattest for merverdiavgift og skatt som ikke er eldre enn seks måneder regnet fra tilbudsfristens utløp.
Utenlandske selskaper: Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt tilsvarende som for norske selskap. Dersom leverandørens hjemstat ikke utsteder slike attester, kan de
erstattes av en erklæring fra en retts- eller forvaltningsmyndighet i hjemstaten eller nåværende oppholdsstat. Det skal følge med en norsk oversettelse av alle slike attester og/eller
erklæringer.
Krav: Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert.
Dokumentasjonskrav:
Norske selskaper: Firmaattest. Firmaattesten skal ikke være eldre enn seks måneder regnet fra fristen for å levere tilbud.
Utenlandske selskaper: Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt tilsvarende som for norske selskap. Dersom leverandørens hjemstat ikke utsteder slike attester, kan de erstattes av en erklæring fra en retts- eller forvaltningsmyndighet i hjemstaten eller nåværende oppholdsstat. Det skal følge med en norsk oversettelse av alle slike attester og/eller erklæringer.
III.1.2) Økonomisk og finansiell kapasitet
Oversikt og kort beskrivelse av kvalifikasjonskrav:
Krav:Leverandøren skal ha tilstrekkelig og solid økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten.
Dokumentasjonskrav:
Kredittrating. Ratingen skal være utført av kredittopplysningsvirksomhet som har konsesjon til å drive slik virksomhet. Ratingen skal være basert på siste kjente regnskapstall.
Godkjent årsregnskap for de siste to årene (2020 og 2021, eventuelt 2022 dersom det foreligger) inkludert styrets beretning, noter og revisors beretning.
III.1.3) Tekniske og faglige kvalifikasjoner
Oversikt og kort beskrivelse av kvalifikasjonskrav:
Krav: Leverandøren skal ha norsk inkassobevilling
Dokumentasjonskrav: Inkassobevilling
Krav:Leverandøren skal ha relevant og god erfaring med fakturadistribusjon og inkassotjenester. For å bli kvalifisert må foretaket ha hatt oppdrag med volum og leveranser av tilsvarende omfang.
Dokumentasjonskrav:
En liste med oversikt over foretakets viktigste leveranser (de siste tre år) for sammenlignbare/tilsvarende tjenester som de prosedyredokumentet omfatter.
For minimum to av referanseoppdragene skal det redegjøres nærmere for kontraktens innhold og omfang (antall krav/verdi), samt opplyses om kundens kontaktperson (inkl.
telefonnummer og e-postadresse). Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kontakte oppgitt kontaktperson.
Krav: Leverandøren skal ha et velfungerende system for ivaretakelse av informasjonssikkerhet.
Dokumentasjonskrav:
Attest for firmaets system for informasjonssikkerhetssystem som viser at leverandøren ivaretar informasjonssikkerhet, ISO/IEC 27001 eller tilsvarende, eller
Annen dokumentasjon som viser at leverandøren har et velfungerende system for ivaretakelse av informasjonssikkerhet. Systemet kan være integrert i kvalitetssystemet.